A „MI” ÉS AZ „ÉN” EGYENSÚLYA: A LEGJOBB KOLLABORATÍV TEREK SEGÍTIK A MAGÁNYT

A nyitott iroda a számos kritika ellenére a munkahelyi dizájn domináns formája. Erre jó ok, hogy segítse a fejlődést, tanulást, kollaborációt. Sajnos a gyenge végrehajtás azonban ezeket tönkreteheti.

A kollaboráció természetes ritmusa, hogy az embereknek egyedül vagy párban kell ötletelni és információt feldolgozni. Majd összeül a csapat és építkezik ezen ötletekre, vagy kifejleszt egy megosztott nézőpontot. Aztán újra szétoszlanak, hogy megtegyék a következő lépést. Minél több kollaborációt igényel a feladat, annál több egyénnek van szüksége egyedüli időre a feltöltődéshez, gondolkodáshoz.

A cégek évtizedek óta próbáltak egyensúlyt találni a nyitott és zárt irodák között. Míg egy a ’80-as években végzett felmérés szerint az amerikai alkalmazottak 85%-a szeretett volna saját teret, a ’90-es években csak 23% volt ez az arány, és egyre többen igényelték a nyitott tereket. Erre a cégek úgy válaszoltak, hogy irodáiknak olyan helyet kerestek, ahol túlsúlyban vannak a nyitott terek és kevesebb az egyéni terek. De ez a folyamat talán túl messzire ment. Tanulmányunk azt mutatja, hogy az emberek nagy része igényeli a zárt tereket.

A nyitott terek csupán az egyik tettese a magánszféránk inzultusának. A kollaboratív munkák növekvő fókusza azt jelenti, hogy keveset vagyunk egyedül, a mobil eszközöknek köszönhetően pedig mindig elérhetőek vagyunk. Ennek köszönhetően nem véletlen, hogy erőteljesen nő 2008. óta azok száma, akik nem tudnak koncentrálni asztaluknál és akik nem jutnak csendes térhez a fókuszált munkavégzéshez. Közben az emberek egyre nehezebbnek tartják személyes információik hozzáférhetőségének kontrollját. A megkérdezettek 74%-a mondta, hogy jobban aggasztja őket magánéletük védelme, mint 10 évvel ezelőtt.

Az otthoni, kávézói, könyvtári munkavégzés szintén nem megoldás, legalábbis hosszútávon nem. A tudáscsere eltűnéséhez, csökkenő belemerüléshez, kulturális elszakadáshoz stb. vezet, és persze megnehezíti a kollaborációt.

A munkahelyi magánszféra újradefiniálása

A kutatók és építészek fizikai kifejezésekkel definiálták a munkahelyi magánszférát: akusztikus (Hallom-e a másikat?), vizuális (Látjuk-e egymást?), territoriális (Van-e olyan hely, ami csak az enyém?). Manapság a munkahelyen mindig elérhetőek vagyunk, kapcsolatban vagyunk, megtalálhatóak vagyunk mind fizikai, mind virtuális értelemben. Ez segítheti az interakcióinkat, de azon érzés kialakulását is, hogy ki vagyunk tárulkozva. Ezért újra kell gondolnunk az alapfeltételezéseinket a magánszférával kapcsolatban. Mi úgy gondoljuk, hogy ennek két megkülönböztetett dimenziója van.

Információ kontroll

Az alkalmazottak folyamatos csatát vívnak a személyes infóik megvédése és kezelése miatt. A nap folyamán állandóan váltogatunk személyes aspektusaink elfedése és felfedése között. A technológia tovább nehezítette a személyi szuverenitásunkat. A közösségi média többet tett, mint bármi más eddig a személyes adataink kompromittálásában. Mi van, ha nem akarjuk megosztani kollégáinkkal hol élünk, milyen vallásúak vagyunk, milyen zenét hallgatunk, hány évesek vagyunk? Tudatos döntéseket kell hoznunk arról, hogy hogyan kezeljük személyes információinkat. Ha ezt nem tesszük -és legtöbben nem- akkor megmaradunk a sebezhetőség kellemetlen érzésével.

Stimuláció kontroll 

A második dimenzió a hangokat és egyéb zavaró tényezőket veszi figyelembe, melyek körülölelik a magánszféránkat és kikapcsolják koncentrációs képességünket. A stimuláció kontroll bizonyos esetekben változatosabb és idioszinkratikusabb, mint az információ kontroll. Ami az egyik embert zavarja, a másiknak az a megnyugtató alapzaj. Minden nap változhatnak a zavaró körülmények. Sokszor a háttérzene megnyugtató, máskor zavaró. Ezek kezelni szükséges. Alapvetően a stimuláció kontroll a koncentrációs képesség kezelését jelenti. Az irodai dizájn esetében érdemes figyelembe venni, hogy idegtudományi kutatások 3 alap figyelmi módot azonosítanak.

• Az első a kontrollált figyelem: olyan feladatokon történő munka, mely intenzív fókuszt igényel, mint írás vagy mély gondolkodás, miközben akarattal kizárjuk a nem kapcsolódó gondolatokat és küldő ingereket. Amikor ebben a módban vagyunk a megzavarás vagy egyéb tényezők nem jól fogadottak és a környezeti kontroll iránti igényünk megnő.
• A második az inger-vezérelt figyelem: amikor fókuszt váltunk, mert valami elkapja a figyelmünket. Mikor rutinfeladatokat – email válasz, meeting szervezés stb. – végzünk, toleráljuk, sőt örülünk is, ha megzavarnak minket. Rengetegen választják ezen feladatok elvégzését nyitott terekben.
• A harmadik az újrafiatalodás: a periodikus koncentrációból való kihelyezkedés a nap folyamán. Az idő, amikor agyunk és testünk kikapcsol. Ez gyakran esély a szocializálásra másokkal és az érzelmek kifejezésére, melyeket addig rövid pórázon tartottunk. Ezen módra az emberek vagy magasan stimuláló helyet keresnek vagy egy csendeset, személyes igényektől függően.

A kontroll stimulációk iránti szükség a 3 mód közötti váltások során különböző munkakörnyezetet igényel. A kihívás a megfelelő egyensúly megtalálása a szociális és privát helységek között.

Magánszféra a kultúrák között

Miközben a szükség a magánszférára egyetemleges, ennek megtapasztalási módja változik kultúránként. Ennek méréséhez egy globális kutatócéget, az Ipsost kértük meg, hogy végrehajtson egy felmérést 14 országban. Ezen adatokat összhangba hoztuk saját, futó etnografikus kutatásunkkal.

Míg a németek nagy személyes térrel rendelkeznek, az amerikaiak csak fele annyival, a kínaiak és indiaiak hatod annyival. Mégis magasan értékelték munkakörnyezetüket koncentrációs és zavartalan munka szempontból.

Ez rámutat a kulturális különbségekre. Kínában nem értékelik olyan magasan az egyéni teret, mint a nyugati kultúrában. A kínaiak legjobban az információ kontrolltól aggódnak; itt gyakori az olyan kialakítás, ahol a managerek felügyelhetik a dolgozókat. Így sokszor a folyosón vagy a mosdókban lehetnek csak egyedül. Ott azon irodák, melyek megengedik, hogy munkásaik a falnak dőljenek, kitűnő munkahelyeknek számítanak. Indiában nem ritka, hogy raktárakban, falak mentén kis zegzugokban keresnek egyedüllétet a munkások.

A nyugati kultúrákban ellenben a stimuláció kontroll van a középpontban. Kevesebb, mint a megkérdezettek fele mondta, hogy választhatnak, hol szeretnének dolgozni az irodában az elvégzendő feladat függvényében. Kutatásunkban az amerikaiak leggyakoribb jelzője, melyet munkahelyükre használtak a „stresszes”. A kínaiak a „nyugtató”-t.

Amikor a szigorú koncentrációról volt szó, az amerikaiak magas minősítést adtak irodáiknak. A munkások 70%-a mondta, hogy a munkahelyük biztosít számukra lehetőséget a nyugodt koncentrációra. Mivel Amerikában még mindig elterjedt a fülkerendszer a munkahelyeken, így a jelentett frusztrációk nem a fizikai környezetből fakadnak, inkább a munkatempóból.

Európában (Hollandia kivételével) voltak a legelégedetlenebbek a magánszféra kontrollálási képesség miatt, valamint itt voltak a legkevésbé elégedettek összességében a munkakörnyezettel. A résztvevő dolgozók közül a legkevésbé a franciák (53%), németek, spanyolok és belgák voltak elégedettek. Ezen helyeken az általános vélekedés, hogy a munka helye az iroda, általában egy kijelölt munkaállomásnál és az egyedüllét elérésnek lehetőségei sokszor korlátozottak. Hollandiában ellenben nagyobb divat az, hogy engedik az embereket több helyről dolgozni, irodán belül vagy kívül. A magánszféra itt nem a státuszon alapszik, a vezetők együtt dolgoznak nyitott terekben az alkalmazottakkal.

Összességében elmondható, hogy az elégedettebb dolgozók 98%-a könnyűnek mondta a koncentrációképességét, és ez egy top faktor az elégedettségükben, valamint magas pontot értek el abban is, hogy képesek csapatban dolgozni zavartalanul ill. választhatnak az elvégzendő munka függvényében a munkaállomások között. Az elégedetlen dolgozók azonban zavaró tényezőktől szenvedtek és azt érezték, hogy nagyon kicsi a kontrolljuk abban, hogy hol és hogyan dolgoznak. Csupán 15%-uk mondta, hogy jól tud koncentrálni.

Személyes stratégiák a magánszférára

A helyi kultúra mellett a szervezeti kultúra, a feladatok típusa, kedv, személyiség mind formálják, hogy mennyi privát térre van szüksége a személynek. Pl. az introvertáltak olyan helyeket keresnek, ahol a legtöbb kontrolljuk van a stimulációra. Kutatásunk rámutatott, hogy 5 magánszféra stratégiát használnak az emberek, néha tudat alatt, hogy kontrollálják a stimulációt és az információt.

• Stratégiai anonimitás. Néhányunk egy idegenekből álló tömegben találják meg magánszférájukat. Amikor az emberek kávézókba mennek fókuszált munkát végezni, azért teszik, hogy kizárják munkahelyi zavaró körülményeiket. Számos ember élvezi a kávézók, repterek alapzaját, amiben tudnak dolgozni, olvasni, relaxálni zavartalanul. A kulcs, hogy ez stratégiai: az egyének kiválasztják, mikor és hogyan anonimizálják magukat.

• Szelektív expozíció. Az emberek megválasztják, hogy kinek vagy kiknek fednek fel információkat magukról, miközben mást osztanak másokkal. Fizikai értelemben megválogatják, kinek osztanak meg bizonyos dokumentumokat munkatársaik közül, és eldöntik milyen személyes tárgyakat mutatnak meg munkahelyükön. Ide tartozik a telefon használata videóhívás helyett, amennyiben nem szeretnék megmutatni magukat.
• Behelyezett bizalom. A magánszféra nem csak egyedüllétet jelent. Számos olyan helyzet van a munkahelyen, amikor privát beszélgetésekre van szükség. Bizonyos behelyezett bizalmi helyzetek (teljesítmény értékelés) előre tervezettek, míg mások spontának (kollégáknak érzékeny problémákat kell együtt megoldani). Ilyen helyzetben nehéz lehet megfelelő teret találni ehhez.

• Szándékos védekezés. Az emberek „megtámadva” érzik magukat, amikor megfigyelik őket vagy hallgatóznak utánuk. Számos védekező mechanizmust használnak ennek kivédésére. Sokszor látunk embereket zárt helyre menni telefonhívásokkor, vagy forgalmas helyre menni, ahol nehéz kihallgatni valakit. Sokan nem szeretnek olyan helyen dolgozni, ahol nem látják, kik közelítenek feléjük. Sokan úgy védekeznek, hogy titkárt/nőt alkalmaznak.

• Szándékos magány. Az izoláció többnyire a körülményeken és az elmeállapoton múlik. A fizikai helyen, szokásokon, viselkedésen, melyek mind közrejátszanak a csoporttól való izoláció érzésében. A magány azonban szándékos, amikor tudatosan döntünk arról, hogy elszeparálódunk a csoporttól koncentrációs, feltöltődő, érzelemkifejező, saját munkavégzés céljából. Néhányak olyan zárt helyet választanak, mely mentes minden vizuális és akusztikus zavartól. Mások a legtávolabbi ponton eszik ebédjüket, esetleg kívül, egy csendes udvarban sétálnak vagy máshogy keresnek némi magányt.

Szervezési stratégiák a magánszférára

Ahogy a szervezetek egyre jobban megértik a munkahelyi magánszféra szükségét, fel kell ismerniük, hogy az nem összeférhetetlen a kollaborációval. A magánszféra javításával gazdagítani és erősíteni lehet a kollaborációs feladatokat.

A cégek által beépíthető számtalan stratégia sikere nagyban függ attól, hogy a munkavállalók mennyire és hogyan tudják kontrollálni saját magánszférájukat. Azon vezetők, akik követik az általuk elképzelt viselkedéseket, magától értetődően közvetítik a többiek felé azt az üzenetet, hogy „Így dolgozunk itt mi!” .

Néhány stratégia igényel némi befektetést az új típusú terek megteremtéséhez. Másokhoz csupán kisebb átkonfigurálás szükséges, viselkedési és kulturális változtatásokkal együtt. A következőkben 4 hatékony opciót mutatunk be:

• Protokollok. A szervezetek megalkothatnak olyan szabályokat, melyek a magánszférára vonatkozó elfogadható viselkedéseket fogalmazzák meg. Ezek lehetnek egész cégre kiterjedőek, vagy részleg, idő, hely specifikusak. A vezetőknek ezen protokollokat világosan és racionális okokkal alátámasztva kell kommunikálniuk. Számos munkahelyi protokoll félresiklott, mivel az emberek nem értették őket vagy elfelejtették milyen viselkedés lenne a megfelelő. Az ilyen gyakorlatok adoptációjának fenntartásához támogató és őszinte beszélgetéseket kell tartani. Amennyiben a protokollokat nem tartják be, világosan kell kommunikálni az ismételt kihágások következményeit.

• Jelzések. Hasonlóak a protokollokhoz, azonban ahelyett, hogy ezek megalkotottak lennének a cégeken belül, inkább az alkalmazottak adoptálják a magánszférájuk kommunikálása céljából. Számos irodában a füldugó egyezményes jelzése a „ne zavarj”-nak, mások zajszűrős fejhallgatót viselnek, hogy álláspontjukat még inkább megerősítsék. Az emberek úgy is kifejezhetik vágyukat a magányszférára, ahogyan orientálódnak a helységben: mások felé nézve bátorítanak az interakcióra, míg a monitor vagy egy növény mögötti megbújás ennek ellenkezőjét jelenti.

• Az alkalmazottak számos olyan kütyüből, kellékből válogathatnak, mely segít nekik a magánszféra kialakításában, azonban ezek mind hasztalanok, amennyiben megfelelő kulturális háttérrel nincsenek megtámasztva. A vezetőknek világossá kell tenni, hogy az alkalmazottaknak tisztelettel kell lenni a magánszféra iránt a nyitott terekben és támogatni az egyének törekvéseit információ és stimuláció kontrolljukban.
• Stratégiai tértervezés. Két elsődleges design megközelítés létezik a magánszféra szükségének fizikai munkatérbe integrálásához: az elosztott modell és a zóna modell.

1. Az elosztott modellben a stimuláció kontrollt elősegítő térrel együtt van az egyéni és csapatmunkára szolgáló terekkel. Ez a modell megkönnyíti a munkamódok közötti váltogatást, az ezekhez megfelelő terek közel vannak egymáshoz.
2. A zóna modell bizonyos helyeket határoz meg a tágabb munkahelyen privát, csendes térként. A cégek specifikus területeket vagy komplett szinteket jelölhetnek ki erre a célra. Ebben a modellben a csendes zónák fizikailag is elkülönülnek a nyitott terektől. Ez különösen hasznos a hangzavar kikerülésében.

A terek ökoszisztémája

Kutatásaink azt mutatják, hogy a legsikeresebb munkakörnyezetek számos fajta teret biztosítanak -egy ökoszisztémát-, mely lehetővé teszi az embereknek, hogy válasszanak hol és hogyan szeretnék elvégezni munkájukat.

Bizonyos helyzetekben az embereknek szüksége van zár helyekre rendszeres használtara. Ennek azonban nem hierarchia alapúnak, hanem szükség alapúnak kell lennie.

A zárt helyeknek jó hangszigeteltsége szüksége, a privát beszélgetések és a zavaró hanghatás kiszűrése végett, valamint a vizuális zavaró tényezőktől is mentesnek kell lennie. A nagyobb átlátszóság trendje több üvegfal használatához vezetett, ez azonban a kellemetlen „akváriumban dolgozom” érzéshez vezethet. Egy sima tejüveg tökéletesen ellensúlyozza ezt a problémát.

Az „árnyékolt” terek használhatóak arra, hogy elegendő privát teret biztosítsanak bizonyos feladatok számára. Ezek félig-zártak, félfalakkal vagy mozgatható paravánokkal leválasztva. A megfelelő protokollokkal „ne zavarj” jelzést jelentenek ezek a terek. Ezek különösen hatékonyak csendes zónákban, valamint olcsóak is. A sikeres munkakörnyezetek kulcsa az egyének támogatása azzal, hogy opciókat biztosítunk a munkakörnyezetük kontrolljára. Amikor választási lehetőségük van, nagyobb kapacitásuk marad energizálódni és ötletelni, feltöltődni. Biztosítva a képességet, hogy könnyű váltogatni a csapattal és a magukkal töltött időben, a térben ritmust teremtünk, mely elengedhetetlen egy modern cégben.

Forrás: itt

Fordította: Balázs Sándor